Botiquín de primeros auxilios

En mi artículo anterior os hablé de cuatro aprendizajes erróneos que arrastramos desde la época escolar, y que tienen un impacto negativo en nuestra productividad y bienestar.

Los problemas complejos no tienen una solución simple. Precisamente, nuestras dificultades derivan de que hemos intentado aplicar en el mundo real, extremadamente complicado y diverso, las mismas conductas que funcionaban en el ámbito escolar, mucho más sencillo. No voy a repetir el mismo error así que, si estáis esperando que un post de 1200 palabras os arregle la vida, podéis dejar de leer aquí. Hay mucha tela que cortar y estoy afilando las tijeras para próximos artículos en los que profundizaré mucho más. Paciencia.

Entretanto, como está muy feo señalar lo que no funciona y después salir corriendo al grito de “Os lo explico en un mes”, os voy a dejar estos Primeros Auxilios para quitaros las telarañas escolares y mejorar vuestra situación.

Vamos allá.

ERROR Nº1: «Puedes predecir cómo transcurrirá tu día»

PRIMEROS AUXILIOS:  No, no puedes. Recuerda esto.

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Ni se te ocurra planificar la semana con un cuadrante exhaustivo que asigne a cada hora del día una ocupación determinada. Usa la agenda solo para apuntar citas, reuniones y entregas. El resto del tiempo, debes realizar la tarea que tenga más sentido. Para ello, necesitas poder ver de un vistazo todo lo que tienes pendiente, y no depender de tu cabeza.

Haz listas. Las listas son tus amigas. Y ten a mano un plan B.

ERROR Nº2: «Apenas necesitas iniciativa. De hecho, en clase casi se agradece que no la tengas».

PRIMEROS AUXILIOS: Agarra el toro por los cuernos y toma decisiones acerca de tus prioridades. Para que sean correctas, separa los momentos de decidir y hacer.

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Ya sabemos que la planificación es imprescindible, pero a menudo fallamos en cuándo planificar. Ningún general se arriesga a planear la batalla cuando las balas ya están silbando sobre su cabeza, y tú tampoco deberías hacerlo. Tienes que planificar antes de entrar en acción, justo al final del periodo precedente.

Si quieres planificar el primer trimestre de 2017, no lo hagas en enero, sino en diciembre de 2016. Si estás planificando la semana, hazlo el viernes de la semana anterior.

Puedes empezar por poner en práctica esta sencilla rutina: cada día, al terminar tu jornada, dedica 5 minutos a elegir tres tareas que debes hacer al día siguiente. No tienen por qué ocuparte ocho horas (de hecho deberían ocupar solo una parte, dejando mucho tiempo para imprevistos y otras ocupaciones) pero establécelas como prioridad máxima. Por ejemplo:

  1. Llamar a 5 potenciales clientes y procurar concertar una cita.
  2. Trabajar 45 minutos en la presentación para la reunión del viernes.
  3. Leer 3 artículos de tu lista de lecturas pendientes.

¿Por qué hacerlo el día antes? ¿Por qué no el mismo día por la mañana?

La respuesta es que somos humanos, no lavadoras. Puedes programar tu lavadora justo antes de ponerla en marcha porque no te va a contestar “ay, la ropa blanca ahora no, que no estoy para ciclos largos. Mejor una carga de sintéticos”. Pero tú sí puedes encontrar cincuenta excusas para no proponerte llamar a nuevos potenciales clientes esta mañana, simplemente porque no te apetece. Ese es el momento en el que corres un mayor riesgo de decirte a ti mismo “mejor contesto el correo”. Aunque en tu fuero interno sepas que es imprescindible que dediques tiempo a esa labor, la parte de tu cerebro que se ocupa de tu bienestar inmediato tratará de mantenerte alejado de las tareas desagradables.

Sin embargo, tomar esa decisión el día anterior es mucho más sencillo. Al fin y al cabo, no eres tú, sino tu “yo del futuro” quien se va a ocupar. No lo maltrates sobrecargándolo, pero tampoco le dejes escaparse con excusas. Déjate por escrito una lista de tres cosas que tiene que hacer al día siguiente, sí o sí. Verás cómo no le cuesta tanto hacerlas una vez que tu “yo del pasado” se ha encargado de tomar la decisión.

ERROR Nº3: «Las tareas acumuladas desaparecen».

PRIMEROS AUXILIOS: Reduce la lista de tareas pendientes.

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Ahora sabes que , a diferencia de lo que ocurría en el colegio, las tareas demoradas no desaparecen sino que por el contrario atraen mayor acumulación. Evita la procrastinación de las tareas que es imprescindible hacer, y pasa a una lista de “algún día” aquellas tareas que convendría hacer pero no son imprescindibles.

Procrastinación es el impresionante palabro técnico que empleamos las profesionales de esto para describir el hábito de dejar para más adelante algo que habías decidido hacer ahora. Si lees con atención la definición, te darás cuenta de que se puede evitar la procrastinación de dos maneras:

  1. Decide hacer menos cosas
  2. Haz las cosas que has decidido hacer.

La segunda fórmula la habrás leído a menudo, pero es casi imposible llevarla a la práctica si no empiezas por la primera. Una creencia popular identifica la productividad personal con listas exhaustivas de obligaciones pendientes, y días ocupados hasta el último minuto.

El porqué esto es una insensatez merece su propio artículo pero, si mi experiencia profesional te sirve como argumento, te diré que las personas más productivas son las que tienen listas de tareas pendientes cortas, porque solo colocan en ellas lo verdaderamente importante. El resto, va a una lista de “Algún día”, y cuando revisan sus listas traspasan ítems de una a otra según lo estiman más conveniente. Viven menos agobiadas, más felices, producen más y mejor.

Tú también puedes hacerlo.

ERROR Nº4: «El trabajo en equipo consiste en juntar a varias personas en un grupo y darles una tarea común. Eso es suficiente.»

PRIMEROS AUXILIOS: Especifica al máximo tareas, responsables y plazos.

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Deja de echarle la culpa a la naturaleza humana cuando tu equipo no funcione bien. La naturaleza humana es excelente, pero no está pensada para el trabajo en proyectos a medio y largo plazo. Si quieres que las cosas funcionen te vendrá bien aprender todo lo posible sobre dinámicas y técnicas de trabajo en equipo, pero mientras esto sucede, concéntrate en estas tácticas:

  1. Si no lo tenéis ya, haced un listado por escrito de todas las tareas previstas que comprenderá el proyecto que queréis llevar a cabo. Especificad todo lo que podáis, aunque teniendo siempre presente que habrá modificaciones. De esa forma podréis facilitar el reparto.
  2. En las reuniones, favoreced la transparencia. La gente tiene que poder decir lo que piensa, aunque no esteis de acuerdo o no os guste oírlo. Agradeced todas las aportaciones.
  3. No salgáis de una reunión de reparto de tareas sin que queda claro qué persona se hace cargo de cada cosa y el plazo concreto en el que tiene que estar terminado. Sin estos dos elementos, las responsabilidades se las lleva el viento.
  4. Haced breves resúmenes de los acuerdos y conclusiones. Verbalmente, al terminar, y por escrito. Vale un mail de 5 líneas, pero que quede constancia.
  5. Reuniones cortas, por favor. Con cronómetro.

Por supuesto, hay muchos más aspectos a tomar en cuenta, pero si consigues que tu equipo mejore en esos cinco, su eficacia se multiplicará.

Si bien esto ha sido un Manual de Primeros Auxilios que solo ataca los problemas de forma superficial, en próximas publicaciones pretendo sacar el microscopio, los bisturís y la Anatomía de Grey y empezar con los tratamientos más serios. Tengo un gran abanico de asuntos que tratar, pero me ayudará a escoger el que dejéis en los comentarios alguna indicación sobre lo que más os preocupa o lo que os gustaría leer aquí. Seguro que tenéis aportaciones interesantes para todos; no os cortéis y participad.